En las empresas suele ser habitual tener que hacer todo tipo de cambios para adaptarse a las diferentes situaciones. En especial los cambios de herramientas tecnológicas.
Lo más importante es saber en todo momento que es un cambio que afecta a personas y que en muchas ocasiones poco importa lo bueno o lo mala que sea la herramienta. La palabra clave para el cambio se llama comunicación. Es necesaria mucha comunicación, es mejor en exceso que en defecto.

Por la experiencia de los últimos cambios tecnológicos en los que he estado involucrado he creado este checklist

1. Conocer la nueva herramienta y probarla

Es importante tener claro que la nueva herramienta es la más adecuada para la empresa y deberemos hacer las pruebas necesarias para no tener sorpresas de última hora.

2. Conocer las fortalezas y debilidades de la herramienta que vamos a sustituir

Debemos conocer la herramienta que vamos a sustituir o el proceso que vamos a quitar. Todo lo que desconozcas de ella podrá ser utilizado en tu contra 😉

3. Comunicar las intenciones y las motivaciones del cambio

A las personas les gusta conocer los porqués, si se hace el cambio es por algún motivo. Esta fase es muy importante ya que es donde ganamos aliados

4. Aclarar dudas con los detractores y personas clave

Siempre tendrás personas con dudas, que no les gusta el cambio. Algunas estarán molestas porque no les consultaste o porque se enteran a última hora. Es importante hablar con todos ellos y que se sientan escuchados. En muchos casos te aportarán información importante que no has tenido en cuenta.

5. Formación a todos

La formación es la excusa perfecta para que todos se imaginen el cambio. El primer paso para aceptar un cambio es imaginarte a ti mismo con el cambio realizado. La formación nos ayuda a sacar a las personas del día a día para que se puedan imaginar una vez realizado el cambio.

6. Comunicar que ya queda poco y que estarás personalmente para ayudar

A todo el mundo le gusta saber que estarás allí y que si hay problemas podrás ser totalmente accesible. Es importante transmitir seguridad. Serás el socorrista de la piscina, no importa si sabes nadar o no, lo importante es que estés atento.

7. Cambio gradual

Siempre que puedas busca la posibilidad de implantar la nueva herramienta de forma gradual, primero 2 usuarios, luego 10,  luego 100. Siempre salen detalles o elementos no previstos que puedes ir solucionando tranquilamente cuando el cambio afecta a pocos usuarios

8. Pedir confirmación de que el cambio ha ido bien y si hay algún detalle pendiente

Algún usuario puede estar mal a gusto con el cambio y no transmitirlo directamente, suele ser muy efectivo pedir confirmación del cambio y enterarte de los pequeños flecos que puedan quedar.